高校后勤管理精细化的经验和方法

高校后勤管理精细化的经验和方法

　　导语：精细化管理模式可以将一些先进的管理思想和管理理念运用到高校后勤管理工作中，使高校后勤顺应市场发展态势，提升后勤工作人员艺术，提高员工队伍素质，打造更加优质的管理平台。

　　高校后勤管理精细化的经验和方法

　　一、精细化管理的内涵

　　“精细化管理”作为一种先进的现代企业管理理念，最早源于泰勒1911年发表的《科学管理原理》一书，它是分工的细致化、管理的专业化和服务的人性化对现代管理的必然要求。

　　现代管理学认为，科学化管理有三个层次，即：规范化、精细化和个性化。精细化管理是建立在规范化管理的基础上，并将规范化管理引向深入的管理思想和模式，它以最大限度地降低管理成本、减少管理所占用的资源为主要目标，从而实现组织活动各要素和组织目标高效精确。精细化管理的关键在于“明确职责、规范流程、完善制度、严格执行、有效监控、快速反馈、及时纠偏”。

　　二、高校后勤实施精细化管理的必要性

　　精细化管理是一种以最大限度降低管理成本为目标的管理方式。近年来，精细化管理的理念和作用已经得到高校后勤管理者的普遍认同。在高校后勤中引入精细化管理理念，将后勤管理工作做精、做细、做扎实，不仅有助于降低后勤管理成本，提高后勤服务质量，而且能有效提高生产效益和执行力。

　　1.是推动后勤改革、适应学校发展的必然要求

　　21世纪，“国际化”是各国高等教育发展的重要目标和趋势。作为“985”工程建设高校，西北农林科技大学(以下简称“我校”)致力于创建世界一流农业大学。要实现一流的教学和科研，必须要有一流的后勤服务作为保障。

　　那么，精细化管理作为一种科学和高效的现代化管理模式，便是提升后勤服务水平的有力保障。因此，大力推进精细化管理，是促进后勤自身发展、提升管理水平和服务保障能力、创建“一流后勤”、适应学校发展的必然要求。

　　2.是提高后勤管理水平、增强务实性的必要手段

　　精细化管理要以最经济的管理方式获取最大的效益，在后勤管理中引入精细化管理理念，把管理由大事精细化到小事，再由小事精细化到每一个细节，精细化到日常管理链条的每个环节上，有利于把后勤工作做精、做细、做扎实。

　　3.是提升后勤服务质量、满足师生需求的重要途径

　　随着我国经济、社会的迅速发展，人们对服务质量的要求越来越高。广大师生同样也不例外，作为被服务对象，他们对后勤服务的要求不断提高，越来越关注服务态度、服务细节及服务权益等。

　　因此，加强高校后勤系统的精细化管理就显得十分迫切。只有促进高校后勤管理服务的精细化、专业化建设，才能不断提高后勤管理水平和服务质量，从而满足广大师生的多样化需求。

　　三、后勤精细化管理的实施举措

　　1.以制度化推进精细化管理

　　制度的制定和完善是推进精细化管理的基础。高校后勤要实施精细化管理，首先要建章立制，做到各项工作有章可循、有据可依。我校后勤管理处结合实际，制定了一系列规章制度，不断推进后勤管理工作的精细化。

　　(1)编制后勤基础资料

　　为进一步提高工作效率、优化资源配置，后勤管理处在全后勤范围内开展了以部门“定岗、定量、定员、定酬”为主要内容的基础资料编制工作，全面梳理了各部门的业务总量、工作流程、操作规程、用工规模及基础资源，细化了各部门岗位设置、工作职责和考核标准。

　　以饮食服务中心为例，其工作内容框架包括10个主要方面：综合办公、采购、财务、监控、维修、餐饮服务、大库管理、宿舍管理、主食加工和职工教育，每一项内容之后又附有详细的工作职责。对于其重点工作内容之一的食堂生产加工，我校进一步制定了细致的流程图，确保了餐饮服务的卫生、安全和工作的程序化。

　　(2)制定服务质量标准

　　质量标准是评估和提升后勤服务水平的重要依据。我校后勤管理处根据国家相关法律法规、行业标准及学校要求，结合各部门的工作性质和任务，制定了《西北农林科技大学后勤服务质量标准》。该标准包含“质量标准”和“评价标准”两大方面的内容。其中，质量标准主要依据各部门的职责范围对其工作提出更加细化的要求，约束各项工作的执行程序和质量;评价标准侧重应用量化的指标评估各部门各项工作的完成效果。以绿化中心服务质量评价标准中的“养护”标准一项为例说明如下：

　　可以看出，绿化中心的服务质量评价标准对绿化养护的各个方面进行了细化规定，为各项工作提供了详尽的实施细则和严格的标准，也为工作质量的提升提供了制度性保障。

　　(3)细化后勤干部、职工考核管理办法

　　制定《后勤科级干部考核办法》、《后勤职工考核管理办法》、《学生公寓楼长工作量化考核办法》等一系列的考核管理办法。这些办法的实施均以细化对员工管理、促进考核评价体系的完善、提升后勤人力资源水平为核心目的。

　　后勤各项考核管理细则的实施，充分体现了后勤人力资源管理的精细化、规范化和程序化。在相关办法的约束和激励下，无论是后勤干部人员、还是广大职工，都在工作中增强了动力、提高了责任感，有效地提升了工作质量。可见，细化考核和评价机制是精细化管理的必要方面，是提升后勤人员素质的重要保障。

　　2.以信息化推进精细化管理

　　(1)创建“后勤综合管理服务平台”

　　我校“后勤综合管理服务平台”是后勤管理处以计算机、电子通信和互联网为技术支持，利用现代网络信息技术建立的“一站式”服务体系。该服务平台包括信息填写、答复列表、查看留言、办公电话、常用电话和通知公告六部分;

　　其作业流程为：信息登记→信息审核→信息分派→信息处理→反馈处理结果→答复服务对象→服务跟踪调查→处理结果评价。具体来讲，平台对通过服务热线电话、留言板留言、领导信箱等收集到的信息进行审核、受理，按照部门工作职责分解到相关服务部门进行处理，在通过网络分派任务的同时，系统会自动发送信息，提醒工作人员和部门领导注意查看;部门处理完毕后将处理结果反馈到平台，管理平台将处理结果反馈给服务对象，并对服务质量进行电话回访;对处理结果达不到《后勤服务质量标准》的，返回相关部门进行重新处理，直至达到服务质量标准为止。

　　管理服务平台利用先进的信息化手段，整合了服务资源，细化了服务行为，全面提升了后勤的管理水平、服务质量和服务效率，为全校师生提了更优质、快捷的服务。

　　(2)构建“学生公寓信息管理系统”

　　“学生公寓信息管理系统”是我校数字化学生公寓建设的重要组成部分，该系统利用现代计算机网络信息技术，向全校学生提供详尽的楼宇住宿信息和优质、高效、快捷服务;同时，该系统通过数据共享和服务流程透明化来加强内部监管，实现科学高效的管理。

　　“学生公寓信息管理系统”包括公寓资源管理、住宿日常管理、宿舍资产变动管理、保修管理、计划外人员住宿管理和宿舍查询统计六大功能模块。在校学生通过登录系统可以进行宿舍信息的查询、宿舍入住申请、换宿申请、退宿申请，并可以提交宿舍已损坏物品的报修申请;

　　管理员进入系统后台可以对学生公寓信息进行有效地管理，包括公寓信息、寝室信息、报修信息、学生住宿资料以及缴费信息等。该系统的应用，极大地提高了公寓信息的管理效率，推进了公寓管理工作的精细化和自动化。

　　3.以加强监督保障机制为抓手推进精细化管理

　　完善的监督约束机制是推进精细化管理、提升工作效果的重要保证，为此，我校后勤管理处制定了《后勤服务质量监督检查管理办法》。该办法对监督检查频次、考核评价办法、奖惩标准、评价结果的应用等方面都做了详尽的规定，有效地保障了精细化管理的落实到位。主要措施包括：

　　(1)开展定期检查

　　后勤管理处设有“质量监督科”，专门负责后勤服务质量的监督检查工作，为后勤工作质量提供保障。质监科每个月对后勤各服务项目进行一次全面、细致地检查，对重点服务单位、服务对象关注度高的服务项目每两周检查一次，对于阶段性的重点工作组织专项检查，对于服务对象投诉逐一进行调查核实。

　　这种有层次、有重点的质量检查和监督机制，对于促进后勤管理工作的精细化、保证和提高后勤工作质量起到了重要的促进作用。

　　(2)进行学生接待

　　后勤管理处每两周在学生集中的地方如学生食堂进行一次学生接待，零距离了解学生对后勤服务工作的意见建议，现场解答学生对后勤服务工作方面的疑虑和政策。

　　不定期在学生区进行“处长接待日”活动，就后勤某一方面的工作进行集中接待受理。学生接待工作有效地促进了后勤服务人员与学生之间的沟通交流，针对学生需求，完善后勤工作，增强了学生对后勤工作的满意度。

　　上述监督约束机制的实施，有效地推动了后勤管理工作的精细化，切实提升了后勤服务的.整体水平。

　　四、实施精细化管理所取得的成效

　　综上所述，在高等教育国际化、我校致力于创建世界一流农业大学的背景下，学校后勤管理处以精细化为目标，从制度化、信息化、监督机制等多个方面促进后勤的精细化管理，为实现高效、有序、优质的后勤服务提供了有利条件，取得了良好成效。

　　首先，精细化管理提升了工作质量和服务水平。后勤11个分中心均严格按照《后勤服务质量标准》的要求和标准，明确工作目标、完善工作计划、提升工作绩效，各部门的工作质量有了很大程度的改善，在学校年终组织的满意度测评中，学校机关对后勤服务的满意度从2010年的58.5%提高到了2012年的85%。更重要的是，“后勤综合管理服务平台”及“学生公寓信息管理系统”的投入运行，促使后勤服务工作更有效地满足了广大师生的多样化需求，也大幅度提高了后勤工作人员的服务水平，使后勤管理朝着现代化、精细化的方向不断迈进。

　　其次，精细化管理提高了工作效率、节省了成本。以“后勤综合管理服务平台”为例，平台自开通以来，有效地发挥了“一站式”服务的功能，取得了显著成效。平台年访问量达10万余人次，审核、回复各类信息3000余条。

　　平台运行以来，后勤工作人员处理问题的速度与质量显著提高，各中心管理人员的责任心明显增强。更重要的是，综合管理服务平台这种虚拟服务模式，能够在有效节省人力资源和财力资源的基础上，达到同等质量以及更高质量的服务水平。

　　此外，“学生公寓信息管理系统”的运用，彻底改变了公寓管理人员传统的账本化的工作模式，极大提高了宿舍管理的效率，减少了用工人员，对后勤节约用工成本起到了积极的作用。

　　最后，精细化管理使后勤工作得到了广大师生员工认可，服务工作满意度稳步提高。在各项工作中，信息化平台的应用使学校教师和学生在学习、工作及生活方面的需求能够以最快速度反馈到后勤管理处，后勤工作人员又以高效率、高质量的工作予以回应。这种有效且高质量的工作模式使广大师生享受到了更高效、优质的后勤服务。

　　后勤服务中心也力图通过精细化管理建设，取得更多成效，为学校教学、科研工作提供更高质量的服务，为学校实现创建世界一流农业大学的宏伟目标做好了坚实的后勤保障。