时间管理的有效法则

时间管理的有效法则

　　导语：举凡有成就的管理人都有四个共通的特性，即①明确的目标，②积极的态度，③自我激励，④良好的时间管理。做好时间管理，亦就是做对的事情，把事情做对。中小企业领导人与管理者，要把时间管理好，就是要坚持你的既定目标，永不放弃。

　　时间管理的有效法则

　　法则一：制定时间管理计划

　　①计划每月、每周、每日的行程表，在计划上所花的每件事将在实际操作中节省至少3个小时，而且效果会更好。

　　②设定每项活动的完成期限或跟进日期。

　　③制定应急措施，帮助应付意外情况。

　　法则二：养成快速的节奏感：不仅提高效率，节约时间，也能给人以良好的作风印象。

　　法则三：学会授权

　　法则四：高效的会议技巧

　　法则五：养成整洁、有条理的习惯

　　①据统计，一般公司职员每年要把6周时间浪费在寻找乱堆乱放的东西上面。

　　②保持桌面整洁，桌面上只放当天要用的文件和物品，其他所有文件，物品按固定位置存放，要用时才拿出来。

　　③建立良好的文书档案系统，方便存档及查阅。

　　法则六：专心致志，有始有终

　　①不要让突然而来的想法、主意，影响手头上的工作，应把它记录下来，在方便的时候再考虑。

　　②尽量完成一项工作才开始另一项，切忌有头无尾。

　　需时较长的重要项目，应安排大块完整的时间，避免时断时续的工作方式。一是停顿下来费时，二是重新工作时，还需要花时间来调整情绪、思路和状态，才能在停顿的地方接下去干。

　　法则七：简化工作流程

　　①消除不必要的任务或步骤。

　　②合并某些任务或步骤。

　　③同步进行两项或更多的任务或步骤。

　　④将任务或步骤进一步细分。

　　⑤重新安排工作流程，使用更有效的工作方法。

　　法则八：一次做好，次次做好

　　①所有文件、资料只经手一次便处理好，可以采取以下行动之一：

　　A.归档 B.执行 C.传阅 D.废弃

　　②切记阅读后不做处理，留待下次再阅读、再处理的重复工作。

　　③保证工作的质量，避免返工带来的浪费。

　　法则九：克服拖延、现在就做

　　① "人并不是因为跑得不快而赶不上火车的，而是因为出发晚了才赶不上的。"

　　②应做而未做的事务不断给人压迫感，拖延者心头不空，因而时常感到时间的压力，使人心力交瘁，浪费了宝贵的时间。

　　③克服拖延的技巧,设定完成日期,制定具体的计划。

　　④安排跟进，设立奖励。

　　法则十：当日事当日毕

　　制定每日的工作时间表，每天都将目标、结果日清日新。

　　法则十一：善用零散时间

　　①滴水成河，用"分钟"来计算时间的人，比用"小时"来计算的时间的人，时间多59倍。 ②零散的时间可用来从事零碎的工作。例如坐车、等人时，就可以学习、思考、阅读、更新工作日程、简短地计划下一个行动等等。

　　③没有利用不了的时间，只有自己不利用的时间。

　　法则十二：利用节省时间的工具

　　① 电话、电子邮件、传真、语音系统、电脑等。

　　② 使用电话时应开门见山，长话短说;打电话前应先列出讲话要点，以免遗漏。 ③ 需要向一个以上的人传递信息时，应采用电子邮件，以避免重复浪费时间。

　　④ 提高使用日常电脑软件的技巧。

　　法则十三：高效的阅读法

　　①有目的.地阅读。

　　②快速略读和重点详读相结合。

　　③归纳要点，在书上标记或记笔记。

　　④切忌逐字阅读。

　　⑤简化办公室的传阅资料。

　　法则十四：高质高效的睡眠

　　①培养随时随地入睡的能力。

　　②注重睡眠质量，不要只注重时间长短。

　　③利用白天瞬间睡眠，保持旺盛精力。

　　④心理训练，自我暗示与身心放松。

　　法则十五：终生学习

　　通过学习提高本身的技能是提高效率的捷径。

　　①长期自学，定期参加各种研讨会。

　　②多方面搜集与专业有关的信息，更新自己的知识结构

　　③养成终生学习的习惯。

　　节省时间的好方法

　　一定要及时完成日常工作。落下的工作以后处理会更加困难。

　　在开会的时候宣布一般的事情，不要一个人一个人地去通知。

　　将定货等日常工作交给下属。

　　不要顶替缺勤的下属，要对员工进行全能训练，使他们能兼任其它作。

　　将临时工作，如培训新员工，交给下属。

　　避免杂乱无章，这样就不会白白地将时间浪费在找东西上了。

　　如果你可以打电话处理某事，就不要写备忘录，除非必须保存永久性纪录。

　　找出并扔掉重复的纪录。

　　缩短、取消、合并会议。

　　试图找出那些根本没必要做的事。一个典型的例子就是向许多人及送例行备忘录和报告，而许多收件人与之毫不相干。

　　利用自己的零碎时间，例如等候会议开始的时间和中间休息的时间，做一些阅读日常文件之类的“最不动脑子”的工作。

　　让其它部门的人来见你，而不是你去见他们。